Ablauf einer Eigentümerversammlung: So bist du auch als „Rookie“ souverän und gut vorbereitet

Deine erste Eigentümerversammlung? Wie eine Eigentümerversammlung abläuft und was sonst noch auf dich zukommt.

Gerade, wenn du keine „Rampensau“ bist, kann der Gedanke daran einschüchternd wirken.

Aber keine Angst!

In diesem Artikel erfährst du:

• Die Basics zu Formalitäten und Ablauf einer Eigentümerversammlung
• Wie du auch als Neuling sicher und gut vorbereitet an der Eigentümerversammlung teilnimmst
• Was du alles zur Eigentümerversammlung mitnehmen solltest
• Wie du mit dem richtigen Mindset auch „schwierigen“ Menschen auf der Eigentümerversammlung begegnen kannst
• Was du im Nachhinein noch erledigen solltest

Wissen bringt Sicherheit: die Grundlagen der Eigentümerversammlung

Lass uns im Folgenden einmal ein paar Basics zur Eigentümerversammlung klären.

Der gesetzliche Rahmen für die Eigentümerversammlung ist im Wohnungseigentumsgesetz (WEG) geregelt. Hier findest du den offiziellen und gesamten Überblick über das WEG. Für die Eigentümerversammlung sind insbesondere die §§23-25 WEG von Bedeutung.

Wohnungseigentumsgesetz vs. Teilungserklärung

Hier ist es allerdings wichtig zu beachten, dass manche dieser Regelungen „abdingbar“ sind. Das bedeutet, sie können in der Teilungserklärung auch anders geregelt sein.

Blättere daher auch einmal durch die Teilungserklärung und lies nach, was dort zum Thema Eigentümerversammlung geregelt wurde. Häufig wird zum Beispiel der Schlüssel für die Abstimmung bei Beschlüssen geändert.

Was nun tatsächlich gilt, Teilungserklärung oder Wohnungseigentumsgesetz (WEG), kann etwas tricky sein.

Schau genau hin, wenn die Teilungserklärung deiner Immobilie vor dem Jahr 2020 beurkundet wurde. Denn im Jahr 2020 wurde das WEG novelliert und damit wurden unter Umständen einige Regelungen aus der Teilungserklärung außer Kraft gesetzt.

Es geht hierbei um Regelungen, die einen „alten“ Gesetzestext wiederholen, der mit der Novelle von 2020 abgeändert wurde. Das kann beispielsweise die Einladungsfrist oder Abstimmungsmodalitäten betreffen. Wenn du unsicher bist, frage bei der Hausverwaltung oder bei einem Fachanwalt für WEG-Recht nach.

Allgemeine Regelungen zur Wohnungseigentümerversammlung

Im Allgemeinen, sofern nicht durch die Teilungserklärung anders geregelt, gilt für die Eigentümerversammlung:

• Die Einladungsfrist beträgt mindestens drei Wochen
• Den Versammlungsvorsitz führt der Verwalter
• Es muss ein Protokoll angefertigt werden (in der Regel vom Verwalter) und vom Versammlungsvorsitzenden sowie vom Vorsitzenden des Verwaltungsbeirats unterzeichnet werden.
• Der Verwalter muss außerdem eine Beschlusssammlung führen. Hier werden die Beschlüsse aus sämtlichen Protokollen, Umlaufbeschlüssen und Gerichtsurteile in einer Übersicht eingetragen. Dies soll insbesondere Käufern den Einstieg in die Sachlage der Eigentümergemeinschaft erleichtern.
• Inzwischen sind unter bestimmten Voraussetzungen auch reine Online-Versammlungen und sogenannte „Hybrid-Versammlungen“, bei denen die Möglichkeit zur Teilnahme vor Ort oder online besteht, möglich. Über die Modalitäten von Online- oder Hybrid-Versammlungen die Eigentümergemeinschaft jedoch im Vorfeld Beschlüsse fassen.

Beschlussfassung in der Eigentümergemeinschaft

Während der Eigentümerversammlung stimmen die Eigentümer mehrheitlich über die zu fassenden Beschlüsse ab. Über die Abstimmung sagt das Wohnungseigentumsgesetz:

• Die Mehrheit entscheidet
• Jeder Wohnungseigentümer hat eine Stimme. Wenn mehreren Personen eine Wohnung gemeinsam gehört, zählen diese trotzdem als „ein“ Eigentümer. (Achtung, das Stimmrecht wird in der Teilungserklärung häufig anders geregelt. Bei der gesetzlichen Regelung hätte jeder Eigentümer eine Stimme, egal ob er mehrere Wohnungen in der Anlage besitzt oder nur eine. Oft sieht die Teilungserklärung das Stimmrecht nach Miteigentumsanteilen oder nach der Anzahl der Wohnungen vor. Das verleiht Eigentümern mit mehreren oder größeren Wohnungen mehr Gewicht bei der Abstimmung.)
• Wer nicht teilnehmen kann, kann eine schriftliche Vertretungsvollmacht erteilen.
• Geht es um ein Rechtsgeschäft mit einem Eigentümer oder einen Rechtsstreit gegen ihn, darf der betroffene Eigentümer bei diesem Beschluss nicht mit abstimmen.

Die Tagesordnung

Mit der Einladung erhältst du auch die Tagesordnung der Eigentümerversammlung. Hier ist der zeitliche Ablauf festgelegt.

Einige Tagesordnungspunkte kehren jährlich wieder. Dazu gehören insbesondere die Genehmigung des Jahresabrechnung, die Bildung einer Erhaltungsrücklage, die Verabschiedung des Wirtschaftsplans oder falls vorhanden auch die Wahl des Verwaltungsbeirats.

Hinzu kommen weitere gerade aktuelle Themen, wie zum Beispiel die Durchführung von Sanierungsmaßnahmen.

Einen Sonderfall bildet eine neu gegründete Wohnungseigentümergemeinschaft. Bei der allerersten Eigentümerversammlung gibt es noch einiges mehr zu beschließen, wie beispielsweise den Abschluss von Verträgen oder die Verabschiedung einer Hausordnung.

Ablauf und Ort der Eigentümerversammlung

Eine Eigentümerversammlung sollte in der gleichen Stadt abgehalten werden, in der sich auch die Immobilie befindet.

In manchen Immobilien gibt es Räumlichkeiten die dafür genutzt werden. Alternativ ist es aber auch üblich, die Eigentümerversammlung in einer Gaststätte, einem Tagungshotel oder im Büro des Verwalters stattfinden zu lassen. Wie oben schon erwähnt, ist in manchen Fällen auch eine Online-Teilnahme möglich.

Für das Protokoll wird auch festgehalten, welche Eigentümer anwesend waren. Daher wird man dich beim Eintritt oder später bitten, eine Anwesenheitsliste zu unterschreiben.

Sobald es dann losgeht, folgt die Versammlung der Tagesordnung, die du mit der Einladung erhalten hast. Der Versammlungsleiter (meist der Verwalter) eröffnet die Versammlung, verkündet einige Formalitäten und informiert darüber, wie viele Eigentümer anwesend sind.

Über die dann folgenden Beschlüsse kann dann mehr oder weniger lang diskutiert werden. 🙂

Schließlich wird der Vorsitzende den Beschluss zur Abstimmung bringen. Die Abstimmung erfolgt entweder durch Handzeichen oder schon etwas digitaler über eine App oder einen Drücker, der die Ergebnisse automatisch sammelt und auswertet.

Der letzte Tagesordnungspunkt ist meist ein offener Punkt wie „Verschiedenes“. Hier können Themen angesprochen werden, die nicht auf der Tagesordnung standen. Ein echter Beschluss kann hier allerdings nicht gefasst werden. Daher fallen hierunter eher Kleinigkeiten, Informationen oder Wünsche für die Tagesordnung der nächsten Versammlung.

Geschafft!

Nach einem hoffentlich friedlichen Ablauf der Eigentümerversammlung verabschiedet man sich nun. Der Vorsitzende der Versammlung wird das Protokoll in der Regel kurzfristig an alle Eigentümer der Post oder digital verschicken. Er ist hierzu jedoch nicht gesetzlich verpflichtet. Es besteht aber in jedem Fall für dich als Eigentümer ein Einsichtsrecht in alle Verwaltungsunterlagen.

Wie lange dauert eine Eigentümerversammlung?

Auf diese Frage bekommst du leider eine undankbare Antwort:

Es kommt darauf an. 😉

Worauf genau kommt es an?

Zum einen auf die Anzahl der Tagesordnungspunkte und natürlich auch, wie lange über einzelne Punkte diskutiert wird. Hier spielt auch die Fähigkeit des Versammlungsleiters zur guten Moderation eine Rolle.

Nach meiner Erfahrung dauert eine „normale“ Eigentümerversammlung in einer „normalen“ Immobilie ohne besonders heiße Diskussionen und spezielle Tagesordnungspunkte etwa 45 bis 60 Minuten.

In komplexen Anlagen mit mehreren Bauteilen, die alle gesondert über ihren Bauteil abstimmen, erhöht sich auch ohne sonstige Besonderheiten dadurch die Anzahl der zu fassenden Beschlüsse und es kann länger dauern. Besonders wenn die Stimmen mühsam per Handzeichen gezählt werden müssen.

Ordentliche vs. Außerordentliche Eigentümerversammlung

Die Heizungsanlage mag keine nassen Füße und hat ihren Dienst nach dem letzten Starkregen quittiert?

Hier muss schnell gehandelt werden, damit die Bewohner möglichst nicht ohne Heizung und warme Dusche auskommen müssen.

Gleichzeitig kostet eine neue Heizungsanlage natürlich viel Geld und das muss von den Eigentümern kommen.

Neben der sogenannten ordentlichen Eigentümerversammlung, die jährlich stattfindet und die oben erwähnten Standard-Tagesordnungspunkte bearbeitet, kann es auch außerordentliche Eigentümerversammlungen geben, die einem etwas anderen Ablauf folgen.

Diese werden einberufen in besonderen Situationen oder wenn besondere Dringlichkeit geboten ist und man nicht bis zur nächsten ordentlichen Versammlung warten kann.

Bei entsprechender Dringlichkeit kann auch die Einladungsfrist kürzer sein. Auch der Ort der Eigentümerversammlung kann abweichen. Möglicherweise findet sie als Ortstermin an der Immobilie statt, da man sich gemeinsam etwas anschauen muss.

Gleich wie bei der ordentlichen Eigentümerversammlung bleibt das Stimmrecht und die Pflicht zur Erstellung eines Protokolls.

Die Menschen bei der Eigentümerversammlung

Anders als die örtliche Kirmes ist eine Eigentümerversammlung eine nicht-öffentliche Veranstaltung.

Das bedeutet, dass im Normalfall nur bestimmte Personen dort anwesend sein dürfen, nämlich:

• Eigentümer
• Von Eigentümern bevollmächtigte Vertreter
• Der Verwalter

Ausnahmen bestätigen die Regel

Natürlich gibt es auch einige Ausnahmen, die der Gesetzgeber bzw. die Rechtsprechung vorsehen. Wäre ja sonst auch zu einfach 😉

Unter Umständen dürfen auch teilnehmen:

• Bei neugegründeten Eigentümergemeinschaften auch „werdende“ Eigentümer, sofern einige Voraussetzungen vorliegen
• Dolmetscher von ausländischen Eigentümern
• Amtliche Verwalter wie Insolvenz- oder Nachlassverwalter
• Sofern alle anwesenden Eigentümer einverstanden sind: externe, beratende Sachkundige für bestimmte Themen auf der Tagesordnung. Diese sind nur bei den betreffenden Tagesordnungspunkten anwesend.
• Sofern alle anwesenden Eigentümer einverstanden sind: weitere Personen

Der Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit bedeutet übrigens auch, dass die Eigentümerversammlung in einem separaten Raum stattfinden muss. Das ist vor allem in Gaststätten teilweise schwer zu realisieren.

Was passiert, wenn der Grundsatz der Nicht-Öffentlichkeit nicht eingehalten wird?

In diesem Fall sind die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse gerichtlich anfechtbar. Hierdurch soll verhindert werden, dass auf die Willensbildung der Eigentümer durch Dritte Einfluss genommen wird.

Solltest du dir hier unsicher sein, kontaktiere bitte einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.

So viel zu den Formalitäten.

Wenn du ähnlich tickst wie ich, ist das wirklich Spannende allerdings etwas anderes:

Die Menschentypen.

Der Coole, die Querulantin, der Paragraphenreiter, die stille Zuhörerin

…und viele weitere.

Bei einer Eigentümerversammlung prallen oft Welten aufeinander. Je mehr Menschen anwesend sind, desto bunter wird das Bild.

Ich persönlich bin ein eher introvertierter Mensch und die Herausforderung für mich besteht daher bei einer Eigentümerversammlung eher im Umgang mit den Menschen, als in der Sache an sich.

Die größtmögliche Sicherheit kann ich für mich gewinnen, wenn ich weiß, dass ich gut vorbereitet bin und indem ich mir Strategien für den Umgang mit den anwesenden Menschen zurechtlege.

Geht es dir ähnlich?

Lies weiter für meine besten Tipps zur guten Vorbereitung und damit zu deinem sicheren Auftritt bei der nächsten Eigentümerversammlung.

So bereitest du dich optimal auf die Eigentümerversammlung vor

Sobald die Einladung zur Eigentümerversammlung bei dir ins Haus flattert, kannst du schon mit der Vorbereitung starten.

1. Schau dir die Tagesordnung an und prüfe die Unterlagen

Bei der ganz normalen ordentlichen Eigentümerversammlung findest du in der Regel auch die Jahresabrechnung und den Wirtschaftsplan als Anlage zur Einladung.

Prüfe beides und notiere dir eventuelle Fragen.

Schaue dir auch die weiteren Tagesordnungspunkte und eventuell dazugehörige Unterlagen an. Auch hier darfst du dir Notizen machen und schonmal eine Grundüberlegung anstellen, wie du bei den einzelnen Punkten abstimmen möchtest.

2. Deine Argumente, deine Lobby

Gibt es Tagesordnungspunkte, die dir wichtig sind, aber eventuell umstritten innerhalb der der Eigentümergemeinschaft?

Innerhalb der Eigentümergemeinschaft entscheidet die Mehrheit. Bei umstrittenen Themen solltest du dir eine gute Argumentation zurechtlegen, um andere Eigentümer und damit Stimmen mit ins Boot zu holen.

Vielleicht hast du auch schon einige Miteigentümer kennengelernt? Dann kannst du auch vorab schon Gespräche mit anderen Eigentümern führen, die ein ähnliches Interesse haben wie du.

Lobbyismus im Kleinen sozusagen.

3. Schärfe dein Mindset: wie möchtest du den Menschen auf der Eigentümerversammlung begegnen?

Insbesondere, wenn du eher introvertiert bist, kann der Gedanke an einen Raum voller unbekannter Menschen ein bisschen beängstigend sein. Das kenne ich!

Die Autorin und Bloggerin Lena Noa von „Team Introvertiert“ hat in ihrem Artikel Erfolgreiches Netzwerken für Introvertierte folgenden Tipp: Lege dir ein passendes Mindset und positive Affirmationen zurecht. Ein wenig umgemünzt auf die Eigentümerversammlung könnten das Sätze sein, wie zum Beispiel:

„Ich freue mich darauf, meine Miteigentümer kennenzulernen. Ich schmiede gute Allianzen. Ich nehme mein Recht als Eigentümer/in wahr. Ich habe das Recht, meine Interessen zu vertreten. Es wird überall nur mit Wasser gekocht.“

Sollten keine für dich wichtigen Themen anstehen, kannst du ganz entspannt einfach zuhören, beobachten und lernen.

Übrigens:

Auch, wenn es viele Horrorgeschichten über Eigentümerversammlungen gibt: meine eigene Erfahrung als Immobilienverwalterin hat gezeigt, dass der Großteil friedlich und entspannt verläuft.

4. Das solltest du zur Eigentümerversammlung einpacken

Von Frauen wird ja oft behauptet, sie hätten immer so große Handtaschen bei sich, weil sie für alle Eventualitäten irgendwelches Zeug mitschleppen.

Was soll ich sagen? Besser haben als brauchen. 🙂

Das ist übrigens auch für eine Eigentümerversammlung nicht verkehrt.

Am besten nimmst du, nach deinem Gusto analog oder digital, folgendes mit:

• Einladungsunterlagen. Diese enthalten in der Regel:
  • Einladungsschreiben
  • Tagesordnung
  • Jahresabrechnung
  • Wirtschaftsplan
  • Weitere Unterlagen wie z. B. Angebote von Handwerkern über die beschlossen werden soll
• Teilungserklärung
• Versammlungsprotokolle der letzten Jahre
• Notizbuch und Stift (oder eine digitale Variante davon)
• Deine vorbereiteten Fragen und Notizen

Nach der Eigentümerversammlung

Geschafft!

Die Haupt-Arbeit nach der Eigentümerversammlung liegt nun beim Verwalter.

Ein paar Dinge gibt es aber auch für dich noch zu tun:

Guthaben / Nachzahlung aus der Jahresabrechnung

Weist deine Jahresabrechnung eine Nachzahlung aus, überweise sie auf das Hausgeldkonto der Eigentümergemeinschaft.

Ein Guthaben wird dir erstattet. Teile dazu ggf. dem Verwalter deine Bankverbindung mit.

Falls der Verwalter ein Lastschriftmandat von dir hat, musst du hier nichts weiter tun, außer einen Blick auf dein Bankkonto zu werfen.

Änderung des monatlichen Hausgeldbetrags

Wurde ein neuer Wirtschaftsplan verabschiedet, hat sich eventuell die Höhe deines monatlich zu zahlenden Hausgelds verändert.

Falls der Verwalter kein Lastschriftmandat von dir hat, solltest du hier deine monatlichen Zahlungen bzw. deinen Dauerauftrag anpassen.

Protokoll prüfen

Direkt im Anschluss oder innerhalb von einigen Tagen nach der Eigentümerversammlung wirst du vermutlich das Versammlungsprotokoll erhalten. Lies es noch einmal durch und prüfe, ob du hier noch tätig werden musst. Vielleicht gibt es Informationen, die du an deinen Mieter weitergeben musst?

Nebenkostenabrechnung für Mieter erstellen

Falls du deine Eigentumswohnung vermietet hast, hast du mit der genehmigten Jahresabrechnung der Eigentümergemeinschaft nun auch eine Basis für die Nebenkostenabrechnung mit deinem Mieter. Hierzu werde ich noch einen gesonderten Blogartikel schreiben.

Tagesordnungspunkte für die nächste Eigentümerversammlung

Wenn dir im Laufe der Zeit noch Themen unterkommen, die du bei der nächsten Eigentümerversammlung auf der Tagesordnung sehen möchtest, teile sie rechtzeitig dem Verwalter mit.

Fazit: Mit diesen zwei Faktoren entspannt zur Eigentümerversammlung

Dein souveräner Auftritt bei der Eigentümerversammlung besteht aus zwei Komponenten:

1. gute Vorbereitung in der Sache und
2. dein Mindset im Umgang mit den anderen Teilnehmern.

Gehe alle Einladungsunterlagen in Ruhe im Vorfeld durch, markiere dir Fragen oder Anmerkungen und mache dir schon einmal Gedanken, wie du wahrscheinlich abstimmen wirst. Nimm auch andere relevante Unterlagen wie zum Beispiel die Teilungserklärung mit. So fühlst du dich sicher und kannst gute Entscheidungen treffen.

Deine Mitmenschen, egal ob auf der Eigentümerversammlung oder außerhalb, wirst du nicht ändern können. Aber du entscheidest, wie du mit ihrem Verhalten umgehst. Das wird natürlich im Laufe der Zeit immer einfacher, wenn du die verschiedenen Charaktere besser kennengelernt hast. Stärke dich im Vorfeld mit positiven Affirmationen.

Nun hast du hoffentlich alles Rüstzeug, um die Eigentümerversammlung zu rocken. Sollte doch noch eine Frage offengeblieben sein, schreib mir gern in die Kommentare.

Leben das gute Leben als Immobilieninvestor.

Deine Karin

PS: Falls dir der ganze Zirkus mit den Eigentümerversammlungen doch nicht so liegen sollte, habe ich hier einen Artikel für dich: So findest du deine persönliche Immobilienstrategie.