Digitale Belegverwaltung für Immobilienbesitzer – So geht dir kein Beleg mehr verloren!

Dieser Gastbeitrag stammt von Stephanie Keller. Genau wie ich liebt sie es, ihren Kunden Zeit für die wichtigen Dinge zu verschaffen. Ihr Steckenpferd ist die automatisierte Buchhaltung für Solopreneure. Am Ende des Artikels findest du weitere Infos über Stephanie und ihre Arbeit.

Der Schritt zur ersten vermieteten Immobilie ist geschafft! Aber wer denkt, mit dem Immobilienkauf und einem vom Mieter unterschriebenen Mietvertrag sei die meiste Arbeit getan, der irrt.

Die Verwaltung deiner Immobilie ist nicht zu unterschätzen, besonders, wenn es um die Organisation deiner Belege geht.

Ob Rechnungen für die Steuer, Betriebskostenabrechnungen oder Reparaturrechnungen: Alles muss sorgfältig dokumentiert, sortiert und aufbewahrt werden.

Denn: Übersiehst du einen Beleg und vergisst deshalb, Kosten über die Betriebskostenabrechnung weiterzugeben, bleibst du als Vermieter auf diesen Kosten sitzen.

Schnell entstehen haufenweise Papierstapel, die das Suchen nach „dem einen Beleg“ zur scheinbar unlösbaren Aufgabe machen.

In diesem Artikel möchte ich dir deshalb zeigen, welche Vorteile ein digitales Belegmanagement bietet, wie du es ganz einfach umsetzen kannst und welche Tools dich dabei unterstützen.

Warum solltest du deine Belege digital verwalten?

Zeitersparnis

Manuelles Sortieren von Papierbelegen ist sehr zeitaufwändig. Wenn du deine Ablage nicht regelmäßig abarbeitest, ist das Chaos aus Papierstapeln bald perfekt. Wenn die Belege dann noch versehentlich im falschen Ordner landen, wird die Suche nach ihnen ziemlich mühsam.

Zwar versenden viele Unternehmen, wie z.B. Energieversorger, Entsorgungsgesellschaften und Schornsteinfeger ihre Rechnungen inzwischen auch digital, jedoch ist das Suchen einer Rechnung im E-Mail-Postfach oder das Downloaden aus verschiedenen Kundenportalen oft nicht weniger zeitintensiv.

Daher solltest du die Kombination aus digitalen Belegen und digitaler Belegverwaltung wählen.

Tools, die dir beim Belegmanagement helfen, sammeln die Belege automatisiert aus den verschiedenen Kundenportalen ein und bieten dir oftmals zusätzlich eine zentrale E-Mail-Adresse, an welche du deine E-Mail-Belege entweder direkt schicken lassen kannst oder aus deinem E-Mail-Postfach einfach weiterleitest.

Mehr Überblick

Du verwaltest durch die Digitalisierung alle Arten deiner Belege, egal ob E-Mail-Rechnung, PDF-Download oder Papierrechnung, zusammen an einem zentralen Ort.

Papierbelege digitalisierst du ganz einfach mit Hilfe einer ScanApp und deinem Smartphone.

Auch für die Original-Papierbelege gibt es super Möglichkeiten, sie so aufzubewahren, dass man sie im Bedarfsfall wiederfindet. Dazu erzähle ich dir später noch mehr.

Wenn du deine Belege mit einem Tool digital verwaltest, findest du durch verschiedenen Suchfunktionen einzelne Belege schneller und hast sie stets griffbereit.

Du siehst auf einen Blick, welche Lieferanten und Dienstleister Kosten rund um deine Immobilie verursachen und bist somit beim Thema Nebenkosten immer up to date.

Keine Probleme bei der Steuererklärung

Fehlende Belege für die Steuererklärung gehören künftig der Vergangenheit an.

Durch digitale Kontoauszüge stellst du sicher, dass kein Beleg mehr verloren geht. Durch die richtige Verschlagwortung weißt du zudem genau, welche Belege in einem bestimmten Zeitraum zu welcher Immobilie gehören.

Digitale Belegverwaltung in der Cloud

Es gibt verschiedenen cloudbasierte Tools, die dich beim digitalen Belegmanagement unterstützen. Cloudbasiert bedeutet, dass du diese Tools über deinen Webbrowser aufrufst. Du kannst also von überall aus auf deine Belege zugreifen und musst keine Software auf deinem PC installieren.

Bei Digitalisieren musst du zwei Bereiche beachten:

1. Auf welchen Wegen kommen die Belege zu dir?
2. Wo verwaltest du deine digitalisierten Belege?

Wege eines Belegs

Belege kommen auf unterschiedlichen Wegen zu dir. Entweder als Barbelege, wenn du etwas im Geschäft direkt bezahlst, auf dem Postweg, per E-Mail oder du musst dir die Rechnung selbstständig aus verschiedenen Onlineportalen herunterladen.

Das Ziel ist es, alle Belege – egal auf welchem Weg sie zu dir kommen – digital an einem Ort zu sammeln.

Ein Tool, welches dir beim Einsammeln von Belegen aus Onlineportalen hilft, ist invoicefetcher®. Ab dem Tarif „Easy“ kannst du dort 3 deiner Kundenaccounts hinterlegen, aus welchen invoicefetcher® deine Belege automatisiert abholt und in deinem invoicefetcher® Account speichert.

Von dort aus kannst du sie entweder downloaden oder automatisiert weiter in ein Verwaltungstool übergeben lassen.

Vorteil: Du musst dich nicht mühsam in jedes einzelne Portal einloggen und die Rechnung herunterladen, sondern findest die Belege zentral gesammelt in deinem invoicefetcher®-Account bzw. deinem Verwaltungstool, wenn du es verbindest.

Hier erkläre ich dir mehr über invoicefetcher®.

Verwaltung deiner digitalen Belege

Wenn du es geschafft hast, deine digitalisierten Belege an einem Ort zusammen zu führen, dann musst du dir eine Struktur überlegen, wie du deine Belege so verwaltest, dass es für dich übersichtlich ist und du einzelne Belege schnell wiederfindest.

Im Folgenden stelle ich dir 3 Tools vor, die dir bei der reinen Belegverwaltung bis hin zur richtigen Buchhaltung helfen.

Fileee

Wenn du überwiegend Papierbelege, also z.B. Rechnungen, Verträge, Protokolle oder Kontoauszüge zu verwalten hast, dann ist fileee auf jeden Fall einen Blick wert.

Fileee ist ein Tool, welches du als Privatperson und als Unternehmen (z.B. für gewerbliche Vermietungen) nutzen kannst. Du kannst in beiden Varianten mit einem kostenfreien Konto starten.

Der kostenfreie Account bietet dir die Möglichkeit, bis zu 10 Belege jeden Monat hinzuzufügen.

Im ersten Monat bekommst du 40 Belege gratis on top und kannst somit 50 Belege hochladen – ideal, wenn sich schon etwas angesammelt hat.

Du hast die Möglichkeit, ein E-Mail-Konto mit Fileee direkt zu verbinden und somit Belege aus E-Mails automatisch an Fileee zu übergeben.

Fileee bietet leider keine Anbindung für Onlineportale oder Kundenaccounts an. Aber du hast die Möglichkeit, Cloudspeicher, wie z.B. Dropbox oder OneDrive anzubinden. Lädst du die Rechnungen aus deinen Kundenaccounts herunter und speicherst sie in deinem Cloudspeicher in einem von dir festgelegten Ordner ab, holt Fileee diese Belege automatisch dort ab und speichert sie in deinem Fileee-Account.

Wenn du einen Business-Account besitzt, dann kannst du fileee auch mit invoicefetcher® verbinden, um Belege aus Onlineportalen automatisiert einzusammeln und an fileee zu übergeben.

Du kannst die Belege aber natürlich auch auf deinem PC speichern und dann selbst im Fileee-Account hochladen.

Für die originalen Papierbelege hat Fileee sich – wie ich finde – etwas ganz Tolles einfallen lassen. Mit der Fileee-App fotografierst du deine Papierbelege einfach mit dem Smartphone ab und speicherst sie direkt in deinem Fileee-Account, bei deinen bereits digitalisierten Belegen.

Die originalen Papierbelege archivierst du anschließend in der Fileee-Box. Du kannst entweder eine fertige Box bei Fileee kaufen oder mit der DIY-Variante aus einem alten Schuhkarton oder einem Aktenordner für bereits 2,99 € (inkl. 19% MwSt.) deine eigene Fileee-Box bauen.

Du fotografierst also deinen Beleg mit dem Smartphone über die Fileee-App, scannst die zugehörige Archivbox über den Barcode an der Box und legst den Papierbeleg in der Box ab. Benötigst du irgendwann einmal den Originalbeleg, zeigt Dir Fileee anhand einer Farbskala, wo sich der Beleg in der Box befindet.

Innerhalb deines Fileee-Accounts vergibst du für jeden Beleg einen Typ z.B. Rechnung, Vertrag, Kontoauszug oder Information.

Erstelle für jede Kostenart und jede Immobilie ein Schlagwort – einen sogenannten „Tag“.

Schlagwörter für Kostenarten könnten z.B. sein: Gas, Schornsteinfeger oder Versicherung.

Schlagwörter für deine Immobilien könnten z.B. sein: Wohnung Hauptstraße 1, Wohnung Dorfstraße 5, usw.

Diese Schlagwörter hinterlegst du bei den einzelnen Belegen. Über die Filterfunktion kannst du anschließend genau die Belege auswählen, welche eine jeweilige Immobilie betreffen.

Oder lass dir z.B. alle Rechnungen oder Verträge aus einem bestimmten Zeitraum anzeigen, um eine Übersicht über deine Gesamtkosten zu erhalten.

Für gewerbliche Nutzer bietet Fileee mit einem Businessaccount ab dem Premium-Tarif auch noch die Möglichkeit, verschiedene Buchhaltungsprogramme anzubinden. So übergibst du deine Belege auch gleich in die Buchhaltung.

Hier erkläre ich dir noch mehr Details zu fileee.

belegebox.

Wenn du deine Belege bereits überwiegend auf dem digitalen Weg bekommst oder du mehrere Immobilien zu verwalten hast, dann kannst du mit dem Tool belegebox. deine Belege digital sortieren und verwalten.

Du kannst die belegebox. 30 Tage lang kostenlos testen.

Danach musst du dich, je nach Speicherplatzbedarf, für einen kostenpflichtigen Tarif entscheiden.

Für Papierbelege verbindest du die belegebox. entweder mit deinem Scanner oder du lädst dir die Belegebox Scan-App herunter.

Belegebox. stellt dir eine für dich individuell angelegte E-Mail-Adresse zur Verfügung, an welche du deine E-Mail-Rechnungen einfach weiterleiten kannst. Diese werden dann automatisch deinem belegebox.-Account hinzugefügt.

Für Rechnungen, die du aus Kundenaccounts herunterladen musst, kannst du auch belegebox. mit invoicefetcher® verbinden.

Du hast natürlich auch hier wieder die Möglichkeit, die Rechnungen auf deinem PC zu speichern und sie dann per E-Mail an belegebox. weiterzuleiten oder sie direkt im Dashboard hochzuladen.

Zur Verwaltung deiner Belege legst du in deinem belegebox.-Account verschiedene Ordner an, in welche du deine Belege z.B. nach Immobilie sortieren kannst.

Du kannst die vorangelegten Ordner nutzen, umbenennen oder auch eigenen Ordner anlegen.

Im Dashboard kann man über die Suchfunktion entweder komplette Ordnerinhalte anschauen oder verschiedene Filter auswählen, nach denen die Belege angezeigt werden sollen.

Hier erkläre ich dir belegebox. noch etwas genauer.

Lexware Office

Lexware Office geht mit dir den ersten Schritt in Richtung digitale Buchhaltung. Das kleinste Paket von Lexware Office bietet dir nicht nur die Möglichkeit, deine Belege digital zu verwalten, sondern auch noch, sie mit deinem Kontoauszug abzugleichen.

Dadurch geht dir kein Beleg mehr verloren.

Du verbindest ein oder mehrere Bankkonten direkt mit Lexware Office über dein Onlinebanking und lädst neue Bankumsätze automatisiert in das Tool. Jedem Bankumsatz wird anschließend ein Beleg zugeordnet, welcher zuvor in Lexware Office erfasst und kategorisiert wurde.

Dadurch gehst du sicher, dass du alle Belege zu deinen Bankumsätzen auch in deiner Buchhaltung hast.

Um deine Belege digital zu verwalten hast du mehrere Möglichkeiten:

Papierbelege fotografierst du mit der Lexware Office Scan App ganz einfach mit deinem Smartphone ab und lädst sie in deinen Lexware Office Account hoch.

Belege aus Kundenaccounts speicherst du auf deinem PC ab und lädst sie manuell in Lexware Office hoch.

Alternativ hast du die Möglichkeit, auch hier wieder invoicefetcher® zu nutzen, so wie bereits beschrieben.

Für E-Mail-Belege hast du, je nach Lexware Office Version, verschiedene Möglichkeiten:

• Du speicherst dir die Belege aus den E-Mails auf deinem PC ab und lädst sie manuell in Lexware Office hoch. Das geht ab der kleinsten Lexware Office Version und benötigt kein weiteres Tool.
• Du nutzt ein zusätzliches Tool, z.B. FinHelper, um deine Belege direkt aus deinem E-Mail-Postfach an deinen Lexware Office Account weiterzuleiten. FinHelper stellt dir eine individuelle E-Mail-Adresse zur Verfügung, welche du mit deinem Lexware Office Account verknüpfst. Eine genaue Anleitung, wie FinHelper funktioniert, findest du hier.
• Du nutzt die Lexware Office Version XL und leitest deine Belege direkt aus deinem E-Mail-Postfach an die individuell für dich von Lexware Office zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse weiter.

Ob mit Zusatztool oder über die individuelle Mail-Adresse von Lexware Office: Deine Belege werden automatisch hochgeladen und können direkt in deinem Account weiterverarbeitet werden.

Zudem bietet dir Lexware Office auch noch die Möglichkeit, Rechnungen direkt aus deiner Buchhaltung heraus zu bezahlen.

Hier findest du alle Infos zu Lexware Office.

Fazit

Du siehst also, von der einfachen Ablagestruktur bis hin zur automatisierten Buchhaltung ist vieles möglich. Die Vielzahl an Tool kann schnell überfordern.

Deshalb mein Tipp: Schau, was du wirklich brauchst und starte erst einmal mit einem Tool.

Hast du dich in dieses gut eingearbeitet, dann kannst du den nächsten Schritt gehen und schauen, welche Arbeitsschritte du noch optimieren kannst.

Es gibt zahlreiche Wege, die verschiedenen Tools miteinander zu kombinieren.

Wenn du Fragen dazu hast oder dir Unterstützung bei der Auswahl der für dich passenden Tools wünschst, dann helfe ich dir gerne in einem 1:1-Workshop weiter.

Hier findest du nochmal alle Tools zusammengefasst:

• invoicefetcher® zum automatisierten Einsammeln von Belegen aus Onlineportalen.
• Fileee und belegebox zur digitalen Verwaltung deiner Belege
• Lexware Office zur digitalen Verwaltung deiner Belege inkl. Einstieg in die digitale Buchhaltung
• FinHelper zum automatisierten Einsammeln von E-Mail-Belegen (nur in Verbindung mit einem kompatiblen Buchhaltungsprogramm z.B. Lexware Office)