Formfehler bei der Einladung zur Eigentümerversammlung führen zur Anfechtbarkeit der gefassten Beschlüsse. Außerdem können weitere Dinge schief gehen, die dich als Verwalter bei den anderen Eigentümern in einem schlechten Licht dastehen lassen.
Damit beides nicht passiert, gehen wir in diesem Blogartikel einmal im Detail durch, was zu einer korrekten Einladung zur Eigentümerversammlung alles dazugehört. Damit hast du den Grundstein für eine erfolgreich verlaufende Versammlung gelegt.
Als WEG-Selbstverwalter hast du natürlich auch noch ein Leben außerhalb deiner Eigentümergemeinschaft und bereitest nicht jeden Tag eine Eigentümerversammlung vor. Verständlich also, dass du möglicherweise nicht alle diese Punkte auf dem Radar hast. Wir schauen uns jetzt nacheinander an:
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- Wer bekommt alles eine Einladung?
- Was muss drinstehen?
- Welche Anlagen solltest du beifügen?
- Mit welcher Frist muss die Einladung versendet werden?
- In welcher Form muss sie versendet werden (Papier / digital)?
Einladung zur Eigentümerversammlung: die Empfänger
Wer bekommt alles eine Einladung? Auf den ersten Blick scheint die Frage etwas banal. Na, die Eigentümer, natürlich!
Richtig.
Grundsätzlich bekommen alle Eigentümer eine Einladung, die im Grundbuch stehen.
Das gilt natürlich auch für Eigentümer, die weit weg oder im Ausland leben oder mit deren Erscheinen bei der Versammlung du aus anderen Gründen nicht rechnest.
Bei diesen zwei Konstellationen solltest du ebenfalls etwas genauer hinschauen:
Eigentümer mit unterschiedlichen Wohnsitzen
Wenn es in einer Einheit mehrere Eigentümer mit unterschiedlichen Wohnsitzen gibt (z. B. Erbengemeinschaft, GbR, getrenntlebende Ehepaare) bekommt jeder Eigentümer eine Einladung inkl. sämtlicher Anlagen.
Manchmal bestimmen diese Gruppen auch eine Person unter sich, die für alles zuständig sein soll. Dann reicht es, diese Person einzuladen. Lass dir die Vollmacht der Person aber sicherheitshalber schriftlich geben.
Werdende Eigentümer
Eine Ausnahme von der Grundbuch-Regel sind die sogenannten „werdenden Eigentümer“. Auch die musst du einladen.
Einen werdenden Eigentümer gibt es, wenn eine Einheit verkauft wurde (vom Bauträger oder auch später von einem anderen Eigentümer).
Nachdem die beiden den Kaufvertrag geschlossen haben, dauert es in der Regel einige Wochen, bis die Umschreibung im Grundbuch erfolgt ist.
Der werdende Eigentümer ist einzuladen, wenn diese Bedingungen erfüllt sind:
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- Der Kaufvertrag wurde geschlossen
- Eine Auflassungsvormerkung wurde im Grundbuch eingetragen
- Der Besitz an der Einheit wurde übergeben
Manchmal bekommst du als Verwalter Post vom Grundbuchamt mit einer entsprechenden Info, dass die Umschreibung erfolgt ist. Und falls du als Verwalter der Veräußerung beim Notar zustimmen musstest, bekommst du in der Regel auch eine Kopie des Kaufvertrags, aus dem du eventuell Infos entnehmen kannst. Aber meistens bist du darauf angewiesen, dass dir die Eigentümer eine Info geben.
Der werdende Eigentümer hat auf der Eigentümerversammlung bereits volles Stimmrecht.
Falls noch nicht alle Kriterien erfüllt sind, ist auch oft zu beobachten, dass der Vorbesitzer den neuen Eigentümer zur Teilnahme an der Eigentümerversammlung bevollmächtigt.
Was gehört in die Einladung zur Eigentümerversammlung?
Nun, da wir geklärt haben, wer die Einladung bekommt, stellt sich die Frage: Was muss denn eigentlich drinstehen?
Das ist mit gesundem Menschenverstand leicht zu merken:
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- Bezeichnung / Betreff, also: „Einladung zur Eigentümerversammlung“ oder auch „Einladung zur außerordentlichen Eigentümerversammlung“
- Datum
- Uhrzeit
- Versammlungsort
- Anlagen (dazu kommen wir als nächstes)
Die Anlagen zur Einladung
Je nachdem, ob es sich um eine ordentliche oder außerordentliche Versammlung handelt, können die Anlagen zur Einladung etwas unterschiedlich aussehen.
Schauen wir uns zunächst den Normalfall, die ordentliche Eigentümerversammlung, an. Hier solltest du folgende Unterlagen deiner Einladung beifügen:
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- Tagesordnung (egal ob als separates Dokument oder in den Einladungstext integriert)
- Vertretungsvollmacht (Hier findest du ein kostenloses Muster zum Download: Muster Vollmacht Eigentümerversammlung)
- Jahresabrechnung
- Wirtschaftsplan
- Bei Bedarf weitere Dokumente zu den Tagesordnungspunkten (z. B. Handwerkerangebote)
Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung hängt es natürlich ganz stark vom Thema der Eigentümerversammlung ab. In jedem Fall sollte auch hier dabei sein:
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- Tagesordnung (egal ob als separates Dokument oder in den Einladungstext integriert)
- Vertretungsvollmacht (Hier findest du ein kostenloses Muster zum Download: Muster Vollmacht Eigentümerversammlung)
- Bei Bedarf weitere Dokumente zu den außerordentlichen Tagesordnungspunkten (z. B. Handwerkerangebote, die korrigierte Jahresabrechnung, Fotos von Schäden)
Einladungsfrist bei der Einladung zur Eigentümerversammlung
Vorsicht, hier passiert der aus meiner Sicht schlimmste Fehler beim Einladungsprozess:
Wenn du die Frist nicht einhältst, sind die gefassten Beschlüsse anfechtbar.
Das bedeutet, ein Eigentümer kann innerhalb eines Monats nach der Versammlung aufgrund des Formfehlers eine Anfechtungsklage gegen die Eigentümergemeinschaft erheben. Ein Gericht muss dann prüfen ob die gefassten Beschlüsse gültig sind.
Natürlich muss das nicht passieren. Aber du öffnest damit zumindest eine Tür. Und hinter dieser Tür warten viel unnötige Arbeit und Nerven, die du dir sparen könntest.
Also, wie lautet denn nun die Frist?
Gesetz oder Gemeinschaftsordnung?
Laut Gesetz beträgt die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung drei Wochen (§ 24 Abs. 4 WEG).
In eurer Gemeinschaftsordnung kann eine andere Frist bestimmt sein. Aber Achtung, hier gibt es eine wichtige Einschränkung:
Falls eure Gemeinschaftsordnung vor 2020 entstanden ist, enthält sie möglicherweise eine kürzere Frist (früher waren zwei Wochen üblich).
Diese Regelung wurde mit der Novellierung des Wohnungseigentumgesetzes ungültig. Es gelten die drei Wochen laut Gesetz!
Sollte in eurer Gemeinschaftsordnung, egal wie alt sie ist, eine längere Frist als drei Wochen vereinbart sein, dann gilt die längere Frist.
Vor der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes war es so, dass die Eigentümerversammlung nicht beschlussfähig war, wenn nicht genügend Miteigentumsanteile vertreten waren. Durch die nun längere Einladungsfrist von drei Wochen wurde diese Regelung abgeschafft. Das bedeutet:
Bei korrekter Ladung ist die Eigentümerversammlung immer beschlussfähig, egal wie viele Miteigentumsanteile vertreten sind.
Form der Einladung zur Eigentümerversammlung
Reicht es, die Einladung auf elektronischem Weg zu versenden oder muss es unbedingt Papier sein?
Die kurze Antwort: der Gesetzgeber erlaubt ausdrücklich, dass die Textform genügt, das heißt, es muss kein Original versandt werden. Damit ist auch ein Versand in digitaler Form, also zum Beispiel per E-Mail, möglich (§ 24 Abs. 4 WEG).
Versenden musst du das Ganze an die dir zuletzt bekannte Anschrift (oder E-Mail-Adresse, Faxnummer, …). Du musst keine aufwändige Adressrecherche betreiben. Wichtig für dich als Verwalter ist jedoch, dass du nachweisen kannst, dass du die Einladung abgeschickt hast.
Hast du auch nichts vergessen?
Das war’s. Nun kennst du alle wichtigen Punkte, die es bei der Einladung zu beachten gilt.
Die Einladung zur Eigentümerversammlung ist ein wichtiger Baustein bei der Vorbereitung der Versammlung.
Aber es gehört noch ein wenig mehr dazu, eine Eigentümerversammlung gut vorzubereiten.
Falls du gerade eine Eigentümerversammlung vorbereitest, lade dir hier unten meine kostenlose Checkliste zur Vorbereitung einer Eigentümerversammlung herunter. Damit kannst du entspannt in die Versammlung gehen und du kannst sie immer wieder auf’s neue benutzen. So musst du nicht jedes Jahr wieder überlegen.