Fröhlich pfeifend steigst du nach einem anstrengenden Arbeitstag aus dem Auto. Endlich Feierabend! Nichts könnte deine gute Laune jetzt trüben.
Nichts?
Du schließt deinen Briefkasten auf und ein dicker Umschlag purzelt dir entgegen.
Absender: Die Hausverwaltung deiner Eigentumswohnung.
Ich behaupte mal: bei wenigen Immobilieneigentümern löst das Jubelschreie aus. Gefühlt kommt das im Ranking direkt nach Post vom Finanzamt. Die meisten werden eher denken:
„Oh… ist es wirklich schon wieder soweit?“
Du öffnest den Briefumschlag und lugst hinein. Tatsächlich… da steht es: Einladung zur Eigentümerversammlung.
Falls du die Eigentümerversammlung schwänzen möchtest, empfehle ich dir, eine Vertretungsvollmacht zu erteilen. Warum, wieso und was sonst noch wichtig ist beim Thema Vollmacht, liest du in diesem Artikel. (Natürlich auch, wenn du eigentlich gar nicht schwänzen willst, sondern du tatsächlich nicht teilnehmen kannst. 😉 )
Und, falls deine Hausverwaltung dir in ihrem Einladungsschreiben kein Formular dazugelegt hat, findest du hier auch gleich ein Muster zum Download:
Warum eine Vollmacht zur Eigentümerversammlung erteilen?
Zu allererst einmal: Du bist Teil einer Eigentümergemeinschaft und hast ein StimmRECHT.
Das ist ein bisschen, wie zur Wahl zu gehen. Wenn du dein Recht nicht ausübst, kannst du dich auch nachher nicht beschweren, wenn es anders läuft, als du dir gewünscht hättest.
Gerade, wenn auf der Eigentümerversammlung über für dich relevante Themen abgestimmt werden soll, macht es natürlich Sinn, dass deine Stimme zählt.
Gründe für eine Nichtteilnahme gibt es trotzdem so einige:
- Du hast keine Zeit. Im besten Fall bist du im wohlverdienten Urlaub 😊
- Du hast keine Lust. (Das geben wohl Wenige ehrlich zu, aber ich habe schon genügend Eigentümerversammlungen erlebt, um das nachvollziehen zu können… Wenn der Besitz von Eigentumswohnungen grundsätzlich nicht dein Ding ist, lies hier nach, welcher Immobilientyp dir mehr zusagen könnte: Immobilienstrategie)
- Du fühlst dich unsicher und hast keine Ahnung, wie so eine Eigentümerversammlung abläuft. Kein Grund, dich zu schämen und erst recht kein Grund zur Panik! In diesem Blogartikel habe ich für alle „Rookies“ einmal alles rund um die Eigentümerversammlung zusammengefasst: Ablauf Eigentümerversammlung.
- Du bist kurzfristig erkrankt.
- Du wohnst zu weit weg. Wenn du gern teilnehmen würdest, aber deine Anfahrt zu weit ist, rege doch beim Verwalter eine hybride oder Online-Versammlung an. Achtung: hier müssen vorher einige Rahmenbedingungen durch die Eigentümergemeinschaft geschaffen werden.
- Du möchtest dich durch einen Spezialisten vertreten lassen, etwa einen Rechtsanwalt.
Übrigens: Früher fielen viele Eigentümerversammlungen ins Wasser, da die Eigentümerversammlung aufgrund mangelnder Teilnahme nicht beschlussfähig war. Hier waren Vollmachten auch wichtig, damit genügend Stimmen vertreten waren. Das wurde mit der Novellierung des Wohnungseigentumsgesetzes aufgehoben. Die Versammlung ist nun bei korrekter Ladung immer beschlussfähig.
Wer darf die Vertretungsvollmacht für die Eigentümerversammlung erteilen?
Wenn du alleiniger Eigentümer bist, ist die Antwort klar: Du.
Wenn die Sonder- oder Teileigentumseinheit dir nicht allein gehört, bist du ein sogenannter Bruchteilseigentümer. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn dir und deinem/deiner Ehepartner/in eine gemeinsame Eigentumswohnung gehört.
Das Stimmrecht von Bruchteilseigentümern darf nur gemeinschaftlich ausgeübt werden.
Bleiben wir beim Beispiel Ehepartner und nehmen an, er oder sie nimmt allein an der Eigentümerversammlung teil.
Darf der Verwalter davon ausgehen, dass ihr beide euch einig seid und dein Ehepartner dich vertreten darf?
Hierzu gibt es zum Zeitpunkt, wo ich diesen Artikel schreibe (10/2024) keine eindeutige rechtliche Regelung und (noch) keine höchstrichterliche Rechtsprechung. [1]
Während einige Gerichte entschieden haben, dass der Verwalter annehmen darf, dass sich Ehegatten einig sind, gab es auf der anderen Seite auch Gerichte, die das anders sahen. Mancher Richter argumentiert auch, dass der Verwalter zunächst mal annehmen darf, dass Ehegatten sich auch ohne Vollmacht vertreten dürfen, es sei denn, ihm ist bekannt, dass die Ehepartner sich getrennt haben.
In der Praxis habe ich hier ehrlich gesagt noch nie ein Problem erlebt, wenn nur einer von mehreren Bruchteilsmiteigentümern zur Versammlung erschienen ist.
Wer aber ganz sicher sein will, sollte auch Bruchteilsmiteigentümer bevollmächtigen.
Was passiert, wenn hier der Verwalter oder ein Miteigentümer auf die Barrikaden gehen? Das erfährst du weiter unten im Artikel.
Wem darfst du eine Vollmacht zur Eigentümerversammlung erteilen und was macht Sinn?
Grundsätzlich sollte es sich um eine Person deines Vertrauens handeln. Schließlich soll sie deine Interessen nach deinen Wünschen dort vertreten.
Ich rate dir auch, einen Blick in die Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung der Eigentümergemeinschaft zu werfen. Manchmal wird der Personenkreis der möglichen Vertreter dort eingeschränkt.
Es ist auch möglich und durchaus üblich, den Verwalter zu bevollmächtigen.
Du hast auch die Möglichkeit, die Abstimmung mittels Weisungen konkret zu steuern. Dazu später mehr.
Die fertig ausgefüllte Vollmacht schickst du dem Verwalter oder gibst sie deinem Bevollmächtigten zur Versammlung an die Hand.
Vertretungsvollmacht als Dauervollmacht?
Es ist auch möglich, jemandem eine Dauervollmacht zu erteilen. Das passiert besonders häufig, wenn ein Eigentümer grundsätzlich nicht an der Eigentümerversammlung teilnehmen kann, weil er zum Beispiel im Ausland lebt.
Die Dauervollmacht sollte dein Bevollmächtigter zu jeder Eigentümerversammlung mitbringen. Wenn Die Hausverwaltung dein Bevollmächtigter ist, genügt es, die Dauervollmacht dorthin zu senden.
Die Dauervollmacht gilt dann bis auf Widerruf.
Vorteil:
Damit musst du nicht für jede Eigentümerversammlung aufs Neue eine Vertretungsvollmacht ausfüllen.
Nachteil:
Du kannst keine speziellen Weisungen auf der Vollmacht erteilen (siehe Abschnitt weiter unten).
Schriftlich, mündlich, digital? So ist die Vollmacht für die Eigentümerversammlung rechtsgültig
Laut §25 Abs. 3 WEG genügt die Textform, also z. B. auch per E-Mail.
Es kann in älteren Teilungserklärungen/Gemeinschaftsordnungen (vor dem 01.01.2020) aber auch die Schriftform vereinbart sein, das heißt mit Original-Unterschrift. Hier ist im Einzelfall zu prüfen, was gilt.
Mein Tipp: mit der Schriftform (Original-Unterschrift) bist du auf jeden Fall auf der sicheren Seite.
Weisungen auf der Vertretungsvollmacht: So steuerst du die Abstimmung
Nach meiner Erfahrung als Verwalterin gibt es viele Eigentümer, die einfach mit dem Strom schwimmen und den Bevollmächtigten entscheiden lassen. Das führt in der Regel dazu, dass sich der Bevollmächtigte der Mehrheit anschließt. Das ist völlig legitim und bei unstrittigen Themen die einfachste Möglichkeit.
Du hast allerdings auch die Möglichkeit, den Bevollmächtigten anzuweisen, wie er oder sie in deinem Namen abstimmen soll.
In der Vertretungsvollmacht, die hier zum Download angeboten wird, hast du die Möglichkeit, für jeden Tagesordnungspunkt genaue Anweisungen zu geben oder diesen Teil einfach offen zu lassen.
Übrigens: Falls du den Verwalter bevollmächtigst und gleichzeitig bei einem Beschluss gegen den Verwalter stimmen möchtest, überdenke diese Vollmacht noch einmal. Du läufst sonst Gefahr, den Bock zum Gärtner zu machen.
Typische Fehler bei der Vollmachtserteilung für die Eigentümerversammlung
Super, damit hätten wir alle wichtigen Punkte abgehakt.
Typische Fehler, die bei der Vollmachtserteilung passieren können ergeben sich, wenn du die schon genannten Punkte nicht beachtest oder vergisst. Das wären zum Beispiel:
- Es fehlen Angaben: Um welche Eigentümergemeinschaft (Adresse) handelt es sich? Für welche Sonder- oder Teileigentumseinheit(en)? Für welche Eigentümerversammlung (Datum) gilt die Vollmacht? Oder ist es sogar eine Dauervollmacht?
- Formfehler, zum Beispiel wenn die Schriftform mit Original-Unterschrift erforderlich gewesen wäre
- Du hast vergessen, Weisungen anzugeben, obwohl du es eigentlich wolltest
- Die Teilungserklärung schränkt den Kreis der Bevollmächtigten ein und dein/e Auserwählte/r gehört nicht zum Kreis der Erlauchten.
Wenn es doch mal Stress gibt: Anfechtung & Co.
Was kann im schlimmsten Fall passieren, wenn dir ein Fehler bei der Vollmacht zur Eigentümerversammlung unterläuft?
1. Anfechtung, da das Schriftformerfordernis nicht eingehalten wurde
Falls tatsächlich die Schriftform, also eine im Original unterschriebene Vertretungsvollmacht, nötig war und du diese nicht geliefert hast, sind die auf der Eigentümerversammlung gefassten Beschlüsse aufgrund des formellen Fehlers möglichweise anfechtbar.
Das bedeutet, ein Miteigentümer erhebt innerhalb eines Monats nach Beschlussfassung Klage gegen die Eigentümergemeinschaft. Es wird dann durch ein Gericht geprüft, ob die gefassten Beschlüsse weiterhin Bestand haben.
In der Praxis kommt das hauptsächlich bei kontroversen Beschlüssen vor, wo deine (fehlerhafte) Vollmacht möglichweise das Zünglein an der Waage war.
Die Nummer Sicher: wenn die Regelung für dich nicht eindeutig ist, immer eine Original-Vollmacht vorlegen.
2. Der Bevollmächtigte darf nicht teilnehmen
Wie weiter oben erwähnt, wird kraft Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung manchmal der Personenkreis möglicher Bevollmächtigter eingeschränkt.
Falls dein/e Auserwählte/r nicht dazugehört, scheitert er bei der Eigentümerversammlung an einer aufmerksamen Einlasskontrolle.
Sollte dein Bevollmächtigter doch teilnehmen und später „auffliegen“, sind auch hier wie bei Punkt 1 die Beschlüsse anfechtbar.
Hier muss auch keine böswillige Absicht vorliegen, weder von deiner Seite, noch vom Verwalter, der übersehen hat, dass der Personenkreis eingeschränkt wurde.
Wie immer gilt: Wo kein Kläger, da kein Richter.
3. Der Vertreter kannst selbst nicht teilnehmen
Der Teufel ist ein Eichhörnchen.
Wenn der Vertreter ebenfalls ausfällt, kann er natürlich nicht in deinem Sinne abstimmen.
Die mögliche Lösung lautet hier: Lege einen Vertreter des Vertreters fest.
Oder im Juristendeutsch: Ermögliche deinem Bevollmächtigten die Erteilung einer Untervollmacht.
Dazu müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- In deiner Vollmacht muss das Erteilen einer Untervollmacht ausdrücklich gestattet sein
- In der Teilungserklärung/Gemeinschaftsordnung dürfen Untervollmacht entweder nicht erwähnt oder aber ausdrücklich gestattet sein
Ob sich der Aufwand lohnt? Das entscheidest du selbst.
[1] Der Verwalter-Brief September 2023, Hrsg: Haufe-Lexware GmbH& Co. KG, abgerufen am 27.08.2024
In meiner Mustervollmacht, die du hier downloaden kannst, habe ich den Punkt mit aufgenommen.
Fazit: die Vollmacht zur Eigentümerversammlung
Wenn du dein Stimmrecht in der Eigentümerversammlung ausüben möchtest und nicht persönlich teilnehmen kannst (oder willst 😉 ), hast du die Möglichkeit, eine Vertretungsvollmacht zu erteilen.
Einige rechtliche Voraussetzungen und Fallstricke hast du in diesem Artikel erfahren.
Ich habe dir hier die allgemeinen Grundsätze geschildert. Wenn du dir unsicher bist oder deine persönliche Situation hier nicht wiederfindest, kontaktiere im Zweifel einen Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht.
Lebe das gute Leben als Immobilieninvestor
Deine Karin
[1] Der Verwalter-Brief September 2023, Hrsg: Haufe-Lexware GmbH& Co. KG, abgerufen am 27.08.2024