Eine gute Vorbereitung der Eigentümerversammlung ist schon die halbe Miete, um die Versammlung erfolgreich abzuhalten. Aber gerade Eigentümergemeinschaften in Selbstverwaltung sind oft unsicher, was überhaupt alles dazu gehört zur guten Vorbereitung.
Schon kleine Fehler können zu anfechtbaren Beschlüssen führen oder die Eigentümerversammlung gleich komplett ins Wasser fallen lassen.
Zum Glück lassen sich die Fehler leicht vermeiden.
Wenn du der Verwalter eurer WEG in Selbstverwaltung bist, lies weiter. In diesem Blogartikel zeige ich dir die wichtigsten Stolperfallen und wie du sie vermeiden kannst.
Fehler 1: Einladungsfrist nicht eingehalten
Hier kann ein kleiner Fehler gravierende Auswirkungen haben. Die Rede ist von der korrekten Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung.
Wenn die Einladungsfrist nicht eingehalten wird, sind die gefassten Beschlüsse der Eigentümerversammlung anfechtbar. (Das bedeutet nicht, dass die Beschlüsse ungültig sind. Es bedeutet hingegen, dass innerhalb einer Monatsfrist ein Eigentümer Anfechtungsklage erheben kann und dann ein Gericht die Gültigkeit des Beschlusses oder der Beschlüsse klärt.)
Die wichtigste Frage lautet also:
Wie lang ist die korrekte Einladungsfrist?
Die Antwort hat zwei Teile, ein Achtung und eine Ausnahme.
Erstens: Das Wohnungseigentumsgesetz sieht grundsätzlich eine Einladungsfrist von drei Wochen vor (§ 24 Abs. 4 WEG).
Zweitens: Die Gemeinschaftsordnung kann auch eine längere Frist vorsehen. In diesem Fall gilt die längere Frist.
Und Achtung – falls eure Gemeinschaftsordnung vor dem Jahr 2020 entstanden ist, findest du dort eventuell eine kürzere Einladungsfrist. Früher waren zwei Wochen üblich. Diese Regelung ist ungültig! Sie wurde mit der Modernisierung des Wohnungseigentumsgesetzes auf drei Wochen angepasst. Im Gegenzug ist nun jede Eigentümerversammlung beschlussfähig, wenn die korrekte Einladungsfrist eingehalten wurde, egal, wie viele Eigentümer erscheinen.
Ausnahme: Bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, die besondere Dringlichkeit hat, kann die Einladungsfrist auch unterschritten werden.
Für die Wahrung der Einladungsfrist gilt der Zugang beim Eigentümer. Falls du also die Einladungen per Post verschickst, musst du den Postversand mit einkalkulieren und die Einladung entsprechend früher versenden.
So vermeidest du den Fehler „Einladungsfrist nicht eingehalten“:
Schau in eurer Gemeinschaftsordnung nach, welche Frist für euch gilt. Wenn die Gemeinschaftsordnung vor 2020 entstanden ist, gelten die drei Wochen. Falls eine längere Frist vorgegeben ist, gilt die längere Frist.
Fehler 2: Tagesordnung unvollständig
Ein weiterer Fehler, der schnell passiert ist: Du vergisst Punkte auf der Tagesordnung.
Im besten Fall ist das ein bisschen peinlich für dich.
Im schlimmsten Fall könnt ihr deshalb wichtige Beschlüsse nicht fassen und müsst vielleicht eine außerordentliche Eigentümerversammlung oder einen Umlaufbeschluss durchführen.
Wenn dir auffällt, dass ein Punkt auf der Tagesordnung fehlt, kannst du ihn noch nachschicken, vorausgesetzt die Einladungsfrist wird dadurch nicht unterschritten (siehe Fehler 1). Wenn du Punkte nachmeldest oder sogar erst bei der Versammlung auf den Tisch legst, sind diese Beschlüsse anfechtbar.
So vermeidest du den Fehler „Tagesordnung unvollständig“:
Schau noch einmal nach, ob es noch offene Punkte aus dem letzten Protokoll gibt. Du kannst außerdem die anderen Eigentümer per E-Mail kontaktieren und die nahende Eigentümerversammlung ankündigen. So haben die Eigentümer die Möglichkeit, dir noch Wunschpunkte für die Tagesordnung mitzuteilen. Gib deinen Miteigentümern ausreichend Vorlauf, damit ihr keine Schwierigkeiten mit der Einladungsfrist bekommt (siehe Fehler 1).
Fehler 3: Dokumente fehlen
Fehlende Dokumente können dich ebenfalls ziemlich ins Schwitzen bringen.
Du hast alles vorbereitet und stellst dann fest: Da fehlt ja noch das Handwerkerangebot für die neue Heizungsanlage!
Vielleicht hast du sogar angefragt, aber noch nichts erhalten.
So vermeidest du den Fehler „Dokumente fehlen“:
Spätestens, wenn die Tagesordnung steht, prüfe ob zu allen Beschlüssen, die gefasst werden sollen, auch alle benötigten Dokumente vorliegen.
Fehler 4: Vorbereitungszeit unterschätzt
Ein weiterer Klassiker unter den Fehlern bei der Vorbereitung zur Eigentümerversammlung ist, dass du die Vorbereitungszeit falsch einschätzt.
Die Vorbereitung einer Versammlung dauert eine ganze Weile und einige der Punkte hast auch nicht selbst in der Hand.
Um die Jahresabrechnung fertigzustellen musst du vielleicht noch auf die Heizkostenabrechnung des Messdienstleisters warten (Fehler 3: Fehlende Dokumente lässt grüßen).
Jahresabrechnung und Wirtschaftsplan wollen erstellt werden und am Ende müssen alle Dokumente für den Versand zusammengestellt werden. Vielleicht musst du auch im Vorfeld noch einen Termin mit dem Beirat oder einem Belegprüfer koordinieren.
So vermeidest du den Fehler „Vorbereitungszeit unterschätzt“:
Gib dir ausreichend Luft bei der Planung der Eigentümerversammlung und behalte dabei auch im Hinterkopf, an welcher Stelle du auf Dritte angewiesen bist (z. B. Heizkostenabrechnung).
Fehler 5: Kein Raum reserviert
Bei der Dorfschänke um die Ecke bekommt man eigentlich immer einen Tisch. Aber just an dem Abend, an dem du mit den Eigentümern zur Versammlung vor der Tür stehst zuckt der Wirt entschuldigend mit den Schultern: „Sorry, heute geschlossene Gesellschaft.“
Wenn ihr jetzt keinen Ausweich-Raum findet, fällt die ganze Eigentümerversammlung ins Wasser. Das sorgt für großen Unmut bei allen Beteiligten und hat auch einen Vertrauensverlust in dich als Verwalter zur Folge.
So vermeidest du den Fehler „Kein Raum reserviert“:
Bevor du die Einladung herausschickst, sorge dafür, dass ein Raum für eure Eigentümerversammlung verbindlich zur Verfügung steht.
Viele kleinere Eigentümergemeinschaften treffen sich in Gaststätten. Bei einer kleinen Gruppe geht es notfalls auch bei dir oder einem anderen Eigentümer zuhause.
Fehler 6: Unerledigte Aufgaben
Ein weiterer peinlicher Moment tritt auf, wenn du während der Eigentümerversammlung von den anderen Eigentümern daran erinnert wirst, dass du doch ein Rundschreiben bezüglich der Mülltrennung an alle Bewohner verteilen wolltest.
Noch schwieriger wird es, wenn du eine wirklich wichtige Aufgabe vergessen hat und der Eigentümergemeinschaft ein finanzieller Schaden dadurch entstanden ist.
So vermeidest du den Fehler „Unerledigte Aufgaben“:
Gehe während der Vorbereitung der Eigentümerversammlung noch einmal das Protokoll der letzten Versammlung durch und prüfe ob du alles erledigt hast.
Je nachdem, in welcher Weise du dich organisierst, schaue auch noch mal Dokumente, E-Mails, To-Do-Listen, Post-Its usw. durch.
Fehler 7: Keine Objektbegehung durchgeführt
Ein paar Wochen vor der Eigentümerversammlung ist ein sehr guter Zeitpunkt, um eine Objektbegehung durchzuführen.
So kannst du abschätzen, ob an der Immobilie alles in Ordnung ist und, falls Handlungsbedarf besteht, kannst du dann auf der Versammlung gleich einen Beschluss fassen lassen.
Auch peinliche Fragen deiner Miteigentümer à la „Ja, haben Sie das denn noch gar nicht gesehen?“ kannst du damit vermeiden.
So vermeidest du den Fehler „Keine Objektbegehung durchgeführt“
Nimm dir einige Wochen bevor die Eigentümerversammlung stattfinden soll etwas Zeit, um durch eure Immobilie zu laufen. Auch für ein Handwerkerangebot, das du zur Versammlung vorlegen kannst, ist dann noch ausreichend Luft.
Übrigens: Wenn du eine strukturierte und Vollständige Objektbegehung zeitsparend durchführen möchtest, benutze gern unsere Checkliste Objektbegehung für WEG-Selbstverwalter.
Bestens vorbereitet: Checkliste zur Vorbereitung
Nun kennst du die größten Fehlerquellen bei der Vorbereitung einer Eigentümerversammlung.
Damit du die ganze Versammlung strukturiert und sicher vorbereiten kannst habe ich eine kostenlose Checkliste zur Vorbereitung der Eigentümerversammlung für dich entwickelt.
Hier kannst du sie herunterladen (0 €):